Notariële aktes nu ook digitaal te vinden

Het Stadsarchief van Delft bevat een schat aan documenten. Iedereen kan in het gebouw aan Gantel 21 openbare stukken komen bekijken. Maar wat als Delft te ver is? Of als een stuk zo kwetsbaar is dat het in het archief moet blijven? Het antwoord is: digitalisering.

Mijlpaal

Om het Stadsarchief zo toegankelijk mogelijk te maken voor een groot publiek, zijn medewerkers al een hele tijd druk bezig met het scannen van stukken. Want een gescand archiefstuk kan iedereen gewoon thuis bekijken op de website, 24 uur per dag.
En er is nu een mijlpaal te vieren. Alle notariële aktes vanaf 1580 tot 1935 zijn als scan beschikbaar. Marion Claessens (foto), collectiebeheerder en archivaris: “We zijn met de notariële stukken begonnen, omdat daar veel vraag naar is. Wil je het testament van je voorouders vinden? Of wil je weten wie een paar eeuwen terug in een bepaald huis heeft gewoond? Vanaf nu kun je digitaal door alle aktes bladeren.”

Indexeren

Maar iets kunnen vinden wil nog niet zeggen dat het ook gemákkelijk te vinden is, zegt Claessens. “Als je een groot gescand bestand hebt, moet je heel veel bladeren. En maar hopen dat je vindt wat je zoekt. Daarom koppelen we zoektermen aan elk document – denk aan namen, jaartallen, locaties enzovoort. Dat noemen we indexeren. Zo’n vijftig vrijwilligers helpen ons bij het indexeren van die notariële aktes, via crowdsourcing.

Meehelpen

Crowdsourcing kun je gewoon thuis achter de computer doen. Wie zich bij ons aanmeldt, krijgt van ons een gescande akte met daarbij een invoerveld voor zoektermen. Die vul je dan zo goed mogelijk in. Geïndexeerde stukken zijn wél gemakkelijk te vinden. Maar dat indexeren is natuurlijk wel een klus. We hebben nu zo’n dertig procent van de notariële aktes geïndexeerd – zeg maar anderhalf miljoen stukken. De overige zeventig procent moeten nog. Ik nodig mensen die dit artikel lezen dan ook van harte uit om ons te helpen!”

Slavernijverleden

De notariële aktes zijn nu digitaal in te zien. Gaat dat voor alle archiefstukken gelden? Claessens: “Dat ligt eraan of er veel belangstelling voor is. Notariële stukken zijn heel populair. Dat geldt ook voor archieven uit de burgerlijke stand, zoals doop-, trouw- en begraafboeken. Of een actueel voorbeeld: archiefstukken over het slavernijverleden van Delft. De gemeenteraad heeft onlangs opdracht gegeven het slavernijverleden te onderzoeken. Speciale onderzoekers geven ons een overzicht van interessante bronnen. Die scannen we met voorrang, omdat we weten dat veel mensen ze zullen willen inzien.”

Openbaar

“Er zijn ook stukken die we scannen omdat ze te kostbaar zijn om nog uit handen te geven,” aldus Claessens. “Denk bijvoorbeeld aan een schuldenakte van Johannes Vermeer. Of het vonnis van Balthasar Gerards, de moordenaar van Willem van Oranje. Mensen hebben die  door de jaren heen zó vaak bekeken dat ze erg beschadigd waren. Er was een forse restauratie nodig. Zoiets kun je alleen nog digitaal bekijken.
We hebben ook stukken die we niet scannen, omdat ze nog niet openbaar zijn. In de Archiefwet staat welke termijn daarvoor geldt. Geboorteakten mogen bijvoorbeeld pas na 100 jaar openbaar worden. Sinds begin januari zijn die uit 1923 voor het eerst te bekijken. Wil je iets inzien van daarna, dan moet je nog even geduld hebben.”   

Wilt u als vrijwilliger meehelpen met het indexeren van archiefstukken? Kijk voor meer informatie op de website van het Stadsarchief Delft

(Foto: Erwin Dijkgraaf)